Evento para institución pública sobre el sector aeroespacial
Jornada divulgativa para el Consello Social de la UDC
Aplicado todo ello a la práctica, el Consello Social de la UDC lleva a cabo periódicamente talleres y eventos sobre diferentes temas de interés: ciberseguridad, empleabilidad, emprendimiento, inteligencia artificial, divulgación de contenidos, etc.
El Consello Social de la Universidade da Coruña (UDC) es el órgano de participación de la sociedad en la Universidad, el puente de unión entre la sociedad gallega y la UDC. Entre sus variadas funciones se encuentran las de organizar actividades y eventos que favorezcan el conocimiento mutuo, estimulen la actividad investigadora de la universidad e impulsen actuaciones que permitan un mayor acercamiento del estudiantado universitario a las demandas del mercado laboral.
El desafío
En esta ocasión, el Consello Social de la UDC quería organizar un evento presencial en A Coruña sobre la industria aeroespacial, con la participación de dos referentes en este ámbito a nivel nacional: Pedro Duque, primer astronauta español y exministro de Ciencia, Innovación y Universidades, y Sara García, primera mujer española astronauta de reserva y bióloga molecular en el CSIC.
Una gran oportunidad para abordar la situación presente y futura del sector en materia de formación, investigación, innovación, emprendimiento, transferencia de conocimiento y colaboración público-privada.
La solución
Bannister Global se encargó de toda la organización y la elaboración del plan de comunicación de la jornada.
Una vez consensuado con el cliente el timing y la ubicación idónea, se comenzó con la creación de la imagen del evento y la adaptación de esta a las diferentes herramientas de comunicación, así como la definición del orden de intervenciones y los temas clave a tratar durante la jornada.
Para llevar a cabo la comunicación de la jornada se utilizaron diferentes herramientas:
- Creación de una landing page con información relevante y un formulario de inscripción.
- Publicación de contenidos en redes sociales para la difusión y captación.
- Diseño y creación de cartelería e invitaciones.
- Creación y gestión de un formulario de inscripción para invitaciones cursadas desde el Consello Social de la UDC.
- Elaboración, envío y gestión de campaña de email marketing. Configuración y envío de correo de agradecimiento tras la inscripción y recordatorios con la información necesaria para asistir al evento.
- Creación de contenidos para la web del Consello Social de la UDC.
- Elaboración de notas de prensa y difusión a medios de comunicación.
- Elaboración de un video promocional de la jornada.
Además, Bannister Global se encargó de preparar toda la escenografía, desde el diseño de las diferentes creatividades, pasando por selección y disposición del mobiliario en el escenario, hasta la creación de las producciones audiovisuales que se proyectarían en las diferentes pantallas.
Cabe destacar que, teniendo en cuenta el formato del evento y el tamaño de la sala (Auditorio Arao de Palexco, en A Coruña), se optó por contar con un circuito cerrado de televisión para proyectar en pantalla en todo momento la imagen de los ponentes. En ese sentido, se elaboró una detallada escaleta y se coordinó in situ el contenido audiovisual proyectado. Además, durante el evento, el equipo de Bannister Global se encargó de:
- Gestión del timing de la jornada.
- Preparación y coordinación de control de entrada, checklist y protocolo.
- Gestión del photocall y de las declaraciones a los medios de los protagonistas de la jornada.
- Generación y publicación de contenidos para las redes sociales del cliente.
- Creación de un código QR y coordinación del turno de preguntas con el público.
El resultado
El evento tuvo una gran repercusión en los medios de comunicación locales y contó con más de 500 personas inscritas.
Esto se tradujo en una sala llena de asistentes, que disfrutaron durante dos horas y media de los conocimientos y experiencias de Pedro Duque y Sara García, a través de dos conferencias magistrales y una charla/coloquio con el público, al final del evento.
