Qué valorar al hacer una memoria corporativa para tu organización
2017-04-11 07:00:00 Paula Castro de Ron Comunicación estratégica
La memoria corporativa es un documento clave de comunicación para una organización. Refleja la situación en forma de foto fija al cierre del ejercicio mediante datos financieros y gráficas que resultan de interés para sus principales públicos internos y externos: clientes, inversores, trabajadores…
En algunos casos la legislación obliga a editar un informe anual, como para las sociedades cotizadas; en otros, para cumplir la Ley de Transparencia, como empresas públicas, fundaciones, asociaciones u otros organismos. Sin embargo, en la mayoría de los casos, se busca ir más allá de las obligaciones legales y aprovechar para trasladar mensajes clave a públicos de interés, ya sean socios, colaboradores, reguladores, clientes… Es la herramienta más accesible para hacer, de manera dinámica, una presentación de empresa, ya que tiene una revisión anual.
Hacer una memoria corporativa tiene indudables beneficios para una empresa u organización. El principal es que el ejercicio de transparencia que supone es beneficioso a nivel interno y a nivel externo. Una memoria o informe anual no es un catálogo de servicios, sino que conlleva un análisis más profundo y por tanto requiere el compromiso no sólo de la dirección, sino también el de todo el equipo involucrado en su preparación. Se requieren datos comerciales, financieros, legales, de RSC, de marketing… que deben ser aportados por distintos departamentos. Hay que juntarlos, darles una estructura y transmitirlos de una manera efectiva. Se trata de una tarea complicada para la que siempre es necesario apoyo de un equipo de comunicación externo.
Y una vez que tienes tu espectacular informe anual, ¿qué pasa? ¿Qué haces con él? Si lo dejas olvidado en un cajón, ¿para qué ha servido todo ese esfuerzo? La memoria corporativa debe tener la capacidad de comunicar y ser un instrumento para transmitir imagen y notoriedad. Es el instrumento de comunicación más inmediato para tus clientes, proveedores e inversores.
Por eso debes tener en cuenta varios aspectos que pueden ayudarte a convertir tu memoria anual en una herramienta de comunicación efectiva:
- Publícala nada más acabar el ejercicio. De nada sirve entregar una memoria del ejercicio 2016 en septiembre de 2017 o enero de 2018.
- Piensa cuál es el formato más adecuado para hacer llegar a tus grupos de interés la información. Dependiendo de eso habrá que valorar si la memoria se imprime al completo o basta con un documento de divulgación atractivo.
- Si nos hemos decidido por el formato digital, ¿editamos un microsite? ¿Vale sólo con un link en nuestra web? ¿La incluimos en el apartado de Transparencia de la web corporativa? ¿Entregamos una memoria USB? ¿Compensa crear una app o un e-book? Hay muchas opciones y hay que valorar cuál le conviene más a tu organización.
- Sin olvidar la importancia del contenido, la maquetación y el diseño también deben ser tenidos en cuenta. Una vez más, dependiendo del público al que te dirijas y el tipo de empresa que seas, será más conveniente un diseño moderno e innovador, o algo de líneas más limpias.
- La fotografía puede ayudarte a dar una mejor imagen de tu empresa. ¿Has valorado hacer un reportaje fotográfico industrial que muestre a tus clientes lo innovador de tus instalaciones?
- Y cuando la memoria ya está maquetada y has decidido su formato, ¿cómo la presentas? La envías por correo, organizas un acto de presentación con clientes, envías una nota de prensa…
Son muchos los detalles a tener en cuenta para valorizar el trabajo que supone la realización de una memoria corporativa, pero sobre todo, no debes olvidar que se trata de una herramienta concreta de comunicación que debe formar parte de tu plan de comunicación, una estrategia que debe estar bien definida para difundir y comunicar los mensajes de tu empresa.
La memoria puede ser una excelente carta de presentación de tu empresa, por lo que contar con un equipo de expertos que te asesore en los pasos a dar para alcanzar tus objetivos es fundamental.
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