La automatización de email marketing: qué es y para qué sirve

2021-03-10 08:00:00 Víctor Ruido Email marketing,Inbound marketing

Actualmente vivimos en una era de constantes cambios por la cual las empresas necesitan adaptarse. Si formas parte del departamento de marketing de una agencia o estás interesado en mejorar tu negocio a través de las nuevas tecnologías, seguramente te hayas dado cuenta de que la transformación digital supone dejar atrás todos los conceptos que teníamos sobre cómo dirigir una empresa.

El inbound marketing, por ejemplo, cambió el panorama comercial de las empresas porque logró ofrecer información interesante y atractiva a todas aquellas personas que tuviesen una necesidad. Pero si de verdad queremos fijarnos en un avance prometedor para el futuro de las empresas, tenemos que hablar del marketing automation.

Esta metodología implica el uso de software para automatizar todos los procesos derivados de una estrategia de marketing digital, como la segmentación, la generación de workflows, el lead nurturing, la gestión de campañas, entre otros… El propósito es conducir de forma lo más automatizada posible a los leads durante todo el pipeline de ventas, hasta lograr que se conviertan en clientes fieles y recurrentes.

La automatización del marketing busca ayudar a las empresas a que las tareas tediosas del marketing se realicen de una forma más ágil y eficiente, alcanzando sus objetivos en menor tiempo posible. Esa es la principal razón por la que más de un 51% de grandes compañías usan herramientas de marketing automation.

De entre todas las tareas que se puedan automatizar, el email marketing ha sido siempre una de las más propensas a cambiar y adaptarse a los nuevos tiempos. Desde Bannister Global queremos que veas en qué consiste esto de la automatización del email marketing y con qué herramientas podemos contar para realizarlo. Vamos a por ello.

¿Por qué automatizar el email marketing?

Ya en 2018 se valoraba que el email marketing iba ser de los medios más automatizados por las empresas para tratar de ahorrar tiempo y esfuerzo a la hora de mandar correos tanto a clientes como a otros contactos.

Antes de nada, he de explicar que realmente la automatización del email marketing supone el envío generalizado de correos electrónicos por parte de una empresa a sus clientes actuales o potenciales, pero ya no de forma manual, si no a través de programas o activadores de correos que saltan automáticamente según las indicaciones que haya puesto la empresa.

Con la automatización del correo electrónico se pueden ejecutar campañas de inbound marketing personalizadas y contextualizadas, evitando así tener que hacerlas manualmente. Es decir, el envío de correos específicos se realiza a grupos de contactos que coincidan con criterios exclusivos del usuario y que sean registrados por una herramienta de gestión de correos.

Este proceso de automatización es útil porque elimina tareas que consumirían mucho tiempo del trabajo, como pueden ser la preparación de listas de correo electrónico, el envío de mensajes genéricos o personalizados cada vez que alguien interactuase con el contenido de nuestra página. Esto permite a los responsables de los departamentos de marketing y ventas disponer de su tiempo de trabajo en tareas mucho más provechosas.

La construcción de una campaña de email marketing no es una tarea sencilla y debe ir a la par de las otras estrategias de la compañía, como por ejemplo el content marketing o el mindful marketing.

Tipo de correos que se pueden automatizar

Teniendo en cuenta la información, el tráfico web y los datos generados online que una empresa maneja en la actualidad, es fundamental contar con automatizaciones que faciliten la gestión del día a día.

Si sabes perfectamente en qué fase del buyer’s journey está posicionado tu usuario, podrás elaborar de forma sencilla una lista de mensajes que le hagan avanzar en su proceso de conversión. Normalmente en este proceso tiene que haber una llamada a la acción o call to action para que el usuario aterrice en una landing page, y después de interactuar con ella aparecer en una página de agradecimiento.

Por lo tanto, un mensaje para cada fase de conversión es la clave, si no quieres que usuarios no acordes con tus requisitos (por ejemplo, no haber cubierto un formulario de una landing page) reciban un mensaje incorrecto. Es por eso por lo que la automatización puede resultar muy útil para evitar perder recursos en leads que no van a funcionar.

Para poder enviar automáticamente un correo electrónico suele requerirse un elemento desencadenante, bien de tiempo para determinadas ocasiones o de acción cuando un lead ha realizado un determinado comportamiento, por ejemplo, al descargar un contenido o suscribirse en un formulario. A continuación, te dejamos un listado de los más empleados:

• Correos de bienvenida: es la mejor forma de recibir a posibles clientes. Es un mensaje único que, casi siempre, es el primer contacto de la empresa con el cliente.
• Correos recordatorios: son emails que funcionan muy bien para inscritos a un webinar o para personas que han solicitado un descargable o una oferta a través de un formulario, lo han recibido, pero no abierto.
• Correos de agradecimiento o de confirmación: son correos que se envían automáticamente, como autorrespondedores, cuando el usuario se ha descargado un contenido o ha solicitado información sobre algo en concreto. Lo mismo cuando, por ejemplo, se inscribe en un evento online y recibe en ese correo los detalles y enlaces para asistir.
• Correos con encuestas de satisfacción: Tanto si anualmente solicitas la opinión de tus clientes como si, pasado un tiempo, quieres recibir feedback sobre el producto o servicio que ha adquirido.
• Secuencia de correos electrónicos. Una serie de emails automatizados que ayudan a avanzar al usuario por el funnel de ventas o emails que buscan guiar al cliente cuando adquiere un servicio o cuando solicita información sobre una demo de producto.

Plantilla correo automatizado

¿Qué ventajas trae secuenciar automáticamente el email?

Aunque al principio el uso de secuencias automáticas de email requiere de bastante elaboración por parte del departamento de marketing, las ventajas que pueden recibir las empresas superan con creces al esfuerzo inicial:

• El tiempo empleado en las comunicaciones entre los empleados y los usuarios se reduce drásticamente, porque al enviarse automáticamente las respuestas ya no se requiere emplear horas de trabajo en esta actividad.
• En los envíos manuales de correos es muy posible que se caiga en errores de redacción, pero en el uso de secuencias basta con validar una sola vez un correo para que después lo envíe igual a todos los de una lista.
• Aumentan la conversión con el envío de contenido en el momento justo para el usuario. Si se automatiza el correo, las conversiones de usuarios son más probables porque nos iremos ganando su confianza según el material que precise en cada momento.
• Al trabajar con una base de datos muy grande de usuarios, la automatización mediante la puntuación lead scoring te permite saber qué usuarios están preparados para la venta final y cuáles necesitan recibir mensajes de recaptación.

¿Qué herramientas hay disponibles para la automatización del email marketing?

El mercado de marketing automation ofrece una variedad muy extensa de herramientas especializadas para cualquier tipo de negocio que quiera enviar correos electrónicos. Si se escoge bien la herramienta, hay una alta probabilidad de conseguir el éxito de la estrategia que se quiera hacer.

Aunque seas escéptico a la hora de usar nuevas tecnologías, debes tener claro que el marketing automatizado es muy eficaz en el ahorro de presupuesto. Ya no necesitas que el personal se dedique a recolectar información, porque lo principal es centrar tus recursos en la creatividad u optimización de otros servicios.

Hay que tener en consideración que las estrategias de email marketing no son iguales por sector. No será lo mismo un email tras la venta de un producto en una plataforma ecommerce que un correo que explique tecnicismos industriales en una venta B2B. Existen pautas a la hora de escribir los correos de marketing según el enfoque que se les quiera dar, pero es necesario tener un gestor de emails para saber si son efectivos esos correos.

Hay plataformas muy conocidas en el sector del marketing, que son propiamente gestoras de emails, como Mailchimp, Acumbamail, Get Response, Constant Contact o Hubspot. En todas estas herramientas podrás:

• Enviar correos a públicos muy segmentados.
• Contar con un autorrespondedor.
• Analizar los datos en tiempo real para saber el nivel de alcance de la campaña.

Sin embargo, aquellos que no sólo quieran gestionar y automatizar la bandeja de correos, si no que busquen optimizar todos los datos de marketing, pueden optar por una herramienta CRM. Gracias a un software CRM, las tres áreas básicas de toda empresa: ventas, marketing y el servicio postventa, pueden gestionarse desde un único espacio.

Existen también múltiples CRM disponibles, como Salesforce o Microsoft Dynamics. Sin embargo, en el área del inbound marketing la plataforma HubSpot se ha erigido como la herramienta más competitiva y eficaz del mercado.

El CRM de Hubspot permite la automatización de todo el marketing empresarial y complementarlo conas ramas de ventas y servicios al cliente. En el caso del email marketing, se destaca por contener una aplicación de ‘workflows’ (también llamados flujos de trabajo), muy competitiva. Dicho de otra manera, su software es capaz de implementar un proceso repetible siempre que suceda un hecho desencadenante que previamente se haya definido por el usuario del CRM.

Plantilla Workflow

¿Por qué el workflow puede ayudarnos en email marketing?

Si hablamos de workflow para inbound marketing lo más normal es que nos refiramos al lead nurturing. A través del lead nurturing, los mensajes automatizados van guiando al cliente potencial hasta alcanzar la conversión. Lo normal es intentar que, si un lead quiere obtener más información, pueda recibirla de forma instantánea a través de un correo electrónico.

El workflow no tiene una estructura de por sí definida, pero como hemos mencionado anteriormente, la automatización debe partir de una acción concreta del usuario. Esa acción genera una respuesta activa conformada por uno o varios mensajes que tienen un orden concreto y que cuentan con intervalos de tiempo definidos previamente en la plataforma CRM y en consenso con la propia empresa.

Los contenidos que suelen ser decisivos para el workflow deben estar personalizados según los datos registrados en la base de datos, estos mismos pueden ir desde el nombre personal del usuario hasta el título del descargable recién solicitado. Si alguien recibe un correo con detalles personales, puede sentir una mayor comodidad con respecto al mensaje recibido.

Estas singularidades deberían ser analizadas y estudiadas por la empresa para saber exactamente en qué grado de confianza se encuentra el usuario (por ejemplo, podemos distinguir entre un cliente que esté en fase de retención frente a un lead en etapa de exploración). Por lo tanto, no puede haber una buena estrategia si no hay un plan de marketing de contenidos sensato que vaya unido a lo que busca el cliente o usuario.

En resumen, si utilizas una estrategia de email marketing que saque el máximo potencial a tus herramientas de automatización, tienes la oportunidad de hacer un seguimiento completo de todos los leads. Además, las plataformas de las que hemos hablado en este post te ayudarán a tener el control sobre cualquier canal de comunicación y utilizar correctamente la base de datos.

De este modo, puedes ponerte en contacto con Bannister Global, donde te contaremos como preparar adecuadamente una estrategia y una planificación de automatización del email marketing en base a la experiencia y a la profesionalidad que tenemos.

¿Quieres saber más?