Guía básica para hacer un webinar desde cero

2021-01-21 09:53:56 Sandra Pampín Comunicación estratégica,Inbound marketing

Los webinars llegaron a nuestra vida para quedarse y ya hemos comentado en este post qué son y qué ventajas tienen si los empleas en tu estrategia de marketing. Todos sabemos que pueden ser útiles y muy productivos. Pero según como sea el enfoque, puede ser difícil participar en los que duran más de una hora y encontrar algo de valor en aquellos en los que prometían un contenido que nunca llegaba.

Durante la crisis sanitaria que vivimos en 2020 y 2021, la gran mayoría de los profesionales que hemos estado trabajando con distancia social hemos asistido, como mínimo, a un webinar o a un seminario web. En mi caso, además de asistir a decenas de ellos también tengo la responsabilidad de organizarlos con el equipo de Bannister Global.

Por ello, con mi experiencia y la que acumulan mis compañeros podemos, tras meses de rodaje, dar algunos trucos y pistas. Conocemos de primera mano todos los pasos y barreras que hay que superar para crear un webinar que funcione.

Si estás pensando en montar un webinar para tu empresa, deja que te cuente cómo funciona y qué te puede aportar. Vamos allá.

Beneficios de organizar un webinar en tu empresa

Un seminario web, desde un punto de vista empresarial, sirve principalmente para generar leads, hacer avanzar a posibles clientes por el funnel de ventas y retener o fidelizar clientes. Puedes atraer visitantes con un tema genérico dentro de tu sector, cualificar leads con un tema más concreto que dé respuesta a necesidades específicas o incluso puedes hacer una demo en directo de tu producto o un tutorial con la actualización de tus servicios para tus actuales clientes.

Sea cual sea tu opción, lo que buscas es crear un evento interactivo que te permita participar de forma directa con tu público objetivo y aumentar la relación de confianza con ellos. Es una forma eficaz de llegar a ellos ya que puedes personalizar el contenido, tener un feedback al momento y hacerlo a coste ajustado (siempre será más económico que un evento físico).

Requisitos mínimos

Si ya estás decidido y quieres crear un webinar, debes elegir si lo quieres hacer en directo o grabado. Te recomendamos que lo hagas en directo, ya que tendrás la parte interactiva que hace del webinar un formato más atractivo que otros.

Uno de los requisitos técnicos más básicos que necesitas es una buena conexión a internet, sin ella no podrás hacer la presentación y difundir tu contenido en buenas condiciones. Si hay fallos de estabilidad, la imagen se ve pixelada o entrecortada puedes perder la atención de tu público objetivo y tus esfuerzos habrán sido en balde.

Además, necesitas una buena cámara HD y un buen micrófono. Muchos portátiles vienen ya con ello incorporado, pero en muchos casos no es suficiente, especialmente porque los micrófonos suelen ser de mala calidad y tienen mucho ruido de fondo. Si quieres que tenga una apariencia más profesional puedes invertir en algún elemento de iluminación como un aro de luz y un alzador que te permita tener la cámara a la altura de los ojos. Para conseguir que tu audiencia no se distraiga, cuida el fondo. Lo ideal es tener un roll up corporativo o usar la opción de croma de tu plataforma de videoconferencia para incluir un fondo neutro y personalizado.

Más allá de los requisitos técnicos hay que definir una serie de elementos clave: quién será el anfitrión, cómo será la presentación o las diapositivas y qué software emplearás. En la actualidad existen varios softwares que nos permiten realizar el webinar. Los más conocidos son Zoom, GoToWebinar, ClickMeeting o incluso YouTube. La diferencia entre unos y otros son los límites de participación y el coste según lo que queramos conseguir.

Formato y estructura de un seminario web

Existen múltiples formatos y no hay una definición exacta de cómo debe ser. Puedes optar por un formato entrevista con un invitado o un experto del sector; una presentación o demo de un producto; un webinar educativo que explique cómo conseguir X objetivos o introducir un caso de éxito que genere interés sobre un producto o servicio de tu negocio.

En cuanto a la duración de tu webinar, lo ideal está entre los 30 y 40 minutos. Piensa que más allá de ese tiempo no estarás siendo realista con la atención que te está prestando tu público objetivo. La estructura que mejor se adapta, según el formato, suele contar con dos personas del equipo. Una delante de cámara llevando el peso de la exposición y otra presentando a los asistentes, respondiendo dudas rápidas por el chat e incluso preparada para un plan B por si falla la conexión del compañero.

Con respecto a la duración total de la conexión, es preferible que toda la sesión no dure más de 60 minutos y que, en la medida de lo posible, haya varios ponentes. Dos o tres caras distintas durante un webinar aportan frescura y diferentes puntos de vista.

Si el formato es más largo, debes ser consciente de planificar pausas para café y estirar las piernas. Entonces deberás estructurar qué va antes y qué va después.

Al empezar el webinar el presentador saludará, avanzará el contenido del mismo, introducirá a los ponentes y explicará las reglas de intervención. Si habrá preguntas, si se harán por escrito en el chat de la aplicación, si se dará la palabra para plantearlas y cuándo se responderán. Si quieres un consejo para que todo vaya fluido, que todas las preguntas se hagan por escrito en el chat o en el canal de preguntas, que el presentador las compile y las traslade al ponente de forma ordenada.

En ese chat en vivo el presentador también puede animar a hacer preguntas y a destacar los puntos clave después de cada exposición.

Cuando se acaba, es importante que los asistentes sepan qué pasará después del webinar: si enviarás el contenido grabado, un correo de valoración o incluso deja claro que si alguien está interesado puede concertar una videollamada contigo para hablar en detalle.

Pasos para organizar un webinar

Estos son los 11 pasos esenciales que debe tener un webinar:

1. Define el tema que quieras tratar según el buyer persona al que quieras impactar. En este paso deberás definir el formato y los portavoces de la marca: quiénes serán los encargados de presentarlo. Recuerda que no se trata de hacer una presentación comercial aburrida, el objetivo es aportar contenido de calidad para los asistentes. El webinar es otra herramienta más de tu estrategia inbound.
   No hay nada peor que atraer a un público ansioso y decepcionarlo con un contenido de baja calidad. En los webinars es muy importante conseguir una buena cifra de asistencia, pero hay que vigilar la tasa de abandono antes de acabar. ¿A que tú también has hecho ‘la bomba de humo’ en alguna sesión estos meses?
2. Comprueba que cumples los requisitos técnicos que antes mencionamos. Elige un software para poner en marcha el seminario web y genera una URL o formulario para que los asistentes se puedan apuntar. Recuerda que es mejor si puedes seleccionar uno que se sincronice con tu CRM, así tendrás la información actualizada de los asistentes en tu base de datos.
3. Crea una landing page para el registro. Bajo un dominio propio ten una página que sirva para centralizar toda la información del evento. Te será útil además para recopilar la información de los asistentes desde una misma fuente. Si quieres saber cómo crear una que dé resultados y convierta bien, te dejamos en este post una serie de consejos. Herramientas como Zoom o EventBrite ya ofrecen landings para la inscripción que, aunque no son customizables, pueden ser de utilidad.
4. Promociona tu webinar con semanas de antelación. Para conseguir que más usuarios interesados se inscriban, difunde tu webinar entre tus canales habituales de marketing: redes sociales, email marketing, destacado en la web, etc. Un elemento que funciona muy bien para despertar más interés es un vídeo corto con la información esencial sobre el evento. Recuerda promocionarlo especialmente los días antes, casi un 33% de las personas se registran los días previos o el mismo día del evento.
5. Crea una secuencia de emails. Recuerda a los inscritos cuándo y cómo se tienen que conectar. Es importante automatizar una serie de correos electrónicos sobre el evento: agradeciendo el registro, recordando un par de días antes la cita e incluso un par de horas antes para que asistan. Informa aquí sobre si necesitarán algún software extra o simplemente indica de forma clara el enlace para asistir y la hora. Un complemento que va muy bien es incluir la opción de que añadan el evento a su calendario.
6. Graba tu webinar siempre. Una vez retransmitido, el webinar sigue teniendo valor. Puedes emplearlo como contenido de interés y seguir generando contactos gracias a él. Si lo alojas en un canal como YouTube o Vidyard te puede seguir dando visitantes, leads y ventas. Es cierto que se pierde la parte más relevante con la participación en directo, pero si generas un buen contenido puede despertar interés tiempo después.
7. Define cómo será la estética de tu webinar. Tanto la presentación, como la estética del ponente, como el entorno en donde se produzca deben ir acordes a tu marca. En estos meses hemos visto a ponentes en bikini bajo una sombrilla, a otros emerger entre las tinieblas a la luz una lámpara de 11W y a otros retumbar en el eco de su despacho ‘vintage’… Todos los elementos deben ser coherentes con la línea creativa que has empleado en la landing page de registro y en los diferentes elementos que has usado para su promoción. Más cosas: si tienes dos pantallas, asegúrate de que miras a la que tiene la webcam.
8. Ensaya y comprueba la iluminación, el sonido y todas las cuestiones técnicas antes del evento. Haz una prueba general con un poco de público, aunque sea de tu propio equipo. Si no tienes práctica hablando a cámara te servirá para coger confianza y estar más cómodo. En otros posts te explicamos cómo mejorar las presentaciones comerciales de tu empresa.
9. En el webinar. Sé puntual, parece obvio pero muchos seminarios webs se retrasan hasta 10 minutos. Piensa que tu público ha reservado su tiempo para ti y debes tomártelo en serio o generarás muy mala imagen. Crea una sala de espera para los asistentes que vayan llegando 5 minutos antes. ¿Has pensado en emitir una pantalla de inicio con un reloj de cuenta atrás? ¿Y en poner música antes de empezar? Se trata de recrear un ambiente cómodo evitando esas pantallas de “en breve entrará al evento”.
10. Durante el webinar. Intenta no leer ni ceñirte al texto en pantalla. Lo mejor es hablar de forma natural y mirando a cámara. Trata de vocalizar y realizar pausas durante la presentación. No se trata de hacer un monólogo, interactúa y pide participación. Si ves que en algún momento hablas sobre algo complejo, pregunta para asegurarte de que los asistentes no se han perdido y están en sintonía con la presentación. Recuerda que si eliges el formato ‘reunión’ los asistentes pueden abrir el micrófono e intervenir de forma discrecional. Por ello, sólo lo recomendamos para públicos reducidos y de entornos conocidos. Si no es así, la mejor opción es el modo ‘conferencia’. Consulta en tu aplicación los distintos planes.
11. Después del webinar. Establece un plan para aquellos que no han podido asistir. Al día siguiente envía por email un enlace al contenido grabado del seminario web sin la parte de las preguntas y respuestas. Para aquellos que sí han asistido, puedes enviar un correo agradeciendo su asistencia, una pequeña encuesta e incluso información de valor relacionada con el contenido central del seminario web.

Consejos extra para que tu webinar tenga éxito

Con todo lo que hemos visto hasta ahora tienes lo necesario para crear un webinar que dé resultados. Pero para conseguir que sea redondo te dejo un breve listado de consejos:

• Retransmite el evento los martes, miércoles o jueves. Según el Jefe de Marketing de GoToWebinar, Gustavo Boyde, una de las leyes para que funcione es organizarlo uno de esos días.
• Busca un título atractivo. A pesar de que a veces se organizan webinars muy técnicos, no atraerás inscritos con un título aburrido. Intenta ser fiel a lo que hablarás después en el seminario web y despierta interés en tu público potencial, que con un vistazo ya sepan lo que se van a encontrar. Tampoco crees expectativas con un titular explosivo si luego las presentaciones son un rollo.
• Si optas por hacer un streaming por YouTube, mejor embebe la URL del directo en una página web propia para el evento. El panel de visionado de vídeos en YouTube facilita la distracción y es fácil que el asistente pierda interés o le llame la atención otra cosa. Al tener el contenido visible en tu propia web podrás incluso añadir patrocinadores o personalizar determinados mensajes a lo largo del webinar.
• Ten siempre un plan B. Como comentaba más arriba, es mejor que estén presentes como mínimo dos miembros del equipo. Si a uno le falla la conexión, la otra persona puede tomar el relevo. Además, piensa en qué alternativa hay si el software no funciona o muchos usuarios tienen problemas para visionarlo. En la mayoría de las plataformas existen alternativas para verlo o escucharlo por teléfono para que nadie se pierda el contenido. Ojo, que algunas tienen un sobrecoste por tarificación en el extranjero.
• Aunque desde un punto de vista empresarial el objetivo del webinar sea promocionar un producto o servicio, debes revisar tanto la estructura como los contenidos para que no sea puramente comercial. Si lo enfocas así provocará abandono. Tu público objetivo no busca de primeras escuchar lo bueno que eres en tu negocio. Está buscando ayuda para resolver sus necesidades.

Las oportunidades que genera un webinar son enormes en tu departamento de marketing y ventas. Tanto si necesitas consejos para organizar un webinar para tu empresa, o necesitas un equipo profesional para crear uno, en Bannister Global podemos ayudarte. Con nuestra experiencia ayudando a desarrollar seminarios web y la que acumulamos después de haber producido innumerables eventos en vivo antes de 2020, somos un partner de confianza para muchas empresas. No dudes en ponerte en contacto con nosotros, estamos deseando escucharte.

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